Оқу залы

Солтүстік Қазақстан мемлекеттік архивінің
оқу залында зерттеушілердің жұмыс істеу ережелері

---

1. Жалпы ережелер

1.1.Осы Қағидалар «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326 — 1 Заңына және құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттармен жинақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына 2018 жылғы 20 қыркүйектегі № 576, Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында зерттеушілер жұмысының қағидаларына сәйкес әзірленді, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару комитеті Төрағасының 2000 жылғы 2 қазандағы бұйрығымен бекітілген «азаматтық хал актілерін мемлекеттік тіркеуді ұйымдастыру, азаматтық хал актілері жазбаларына өзгерістер енгізу, қалпына келтіру, күшін жою қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Әділет министрінің 2015 жылғы 25 ақпандағы № 112 Бұйрығы.

1.2. Қағидалар зерттеушілердің Солтүстік Қазақстан мемлекеттік мұрағатының оқу залында құжаттармен жұмыс істеу тәртібін белгілейді.

1.3. Архив қызметкерлерінің оқу залында зерттеушілерге қызмет көрсету жөніндегі жұмыс тәртібі, міндеттері, олардың жауапкершілігі Қазақстан Республикасының заңнамасында, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Архивтер мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті органының нұсқаулықтарында айқындалады

1.4. Барлық зерттеушілер мұрағат құжаттарына қол жеткізуге тең құқықтарға ие.

1.5. Мұрағаттың оқу залына бару және құжаттарды пайдалану үшін ақы алынбайды.

1.6. Зерттеушілерге ақылы қызметтерді Мұрағат белгіленген тәртіпке сәйкес ұсынады.

2. Оқу залының жұмыс тәртібі

2.1. Оқу залының жұмыс тәртібі сағат 13-00 — ден 14-00 — ге дейін түскі үзіліспен сағат 9-00 – ден 17-30-ға дейін белгіленеді.

2.2. Оқу залына кіру құқығы өткізу арқылы жүзеге асырылады (№3 қосымша)

3. Пайдаланушыларды мұрағаттың оқу залына жіберу тәртібі

3.1. Пайдаланушылар жеке өтініштер негізінде оқу залына жіберіледі. Мекеменің ғылыми-зерттеу жұмыстарының жоспарына сәйкес ғылыми жұмыстарды жүргізетін немесе қызметтік тапсырманы орындайтын зерттеушілер ұйымның ресми хатын ұсынады. Хатта: зерттеушінің Тегі, Аты, Әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі/атағы, тақырыбы, хронологиялық кезеңі, зерттеу мақсаты көрсетіледі. Хатқа ұйым басшысы немесе ғылыми хатшы қол қояды. Жоғары оқу орындарының студенттері мұрағаттық құжаттармен жұмыс істеу қажеттілігін негіздей отырып, ректордың (проректордың) қолы қойылған ЖОО хаты бойынша ресімделеді.

3.2. Жеке өтініштерде немесе хаттарда зерттеушілердің Тегі, Аты, Әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шеңбері көрсетіледі. Шетелдік зерттеушілер оқу залында Қазақстан Республикасының азаматтарымен тең құқықта жұмыс істеу үшін жіберуші ұйымның ресми хаты негізінде не оған қоса берілген жеке басын куәландыратын құжаты бар жеке дәлелді өтініш бойынша ресімделеді.

3.3. Өтініш негізінде зерттеушіге мұрағаттың оқу залына рұқсат беріледі.

3.4. Зерттеушінің оқу залындағы жұмысын ұзарту ресми хат (өтініш) негізінде жүргізіледі. Ұқсас процедура зерттеу тақырыбы өзгерген кезде жасалады.

3.5. Зерттеуші ресімдеу кезінде белгіленген үлгідегі сауалнаманы толтырады (№1 қосымша).

3.6. Зерттеушілерге оқу залында жұмыс істеуге рұқсат мұрағат басшылығымен ресімделген күннен бастап 1 ай мерзімге беріледі. Мерзімді ұзарту қажет болған жағдайда мәселе мұрағат басшылығымен келісіледі.

3.7. Азаматтық хал актілерін тіркеу туралы акт жазбаларының көшірмелері қызметтік пайдалануға арналған құжаттар болып табылады. Азаматтарға акт жазбаларының көшірмелері берілмейді.

4. Зерттеушілердің құқықтары, міндеттері және жауапкершілігі

4.1. Зерттеушілерге мұрағатта бар анықтамалықтар (тізімдемелер, каталогтар, шолулар), істер мен құжаттар, оның ішінде киноқұжаттардың оң көшірмелері, фотоқұжаттар (мұрағаттың фотокаталог карточкаларындағы оң іздер немесе бақылау іздері түрінде), зерттеу тақырыбы бойынша фоноқұжаттар, сондай-ақ микрокопиялармен, аудиовизуалды және машинада оқылатын құжаттармен жұмыс істеуге арналған техникалық жабдықтар ұсынылады.

4.2. Зерттеушілер құқылы:

1) оқу залының жұмыс тәртібі, оқу залдары арқылы Мұрағат көрсететін қызметтер, оларды ұсыну тәртібі мен шарттары туралы ақпарат алуға;

2) архивтерде анықтамалықтарда бар зерттеулер тақырыбына сәйкес құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архив мамандарының консультацияларын алуға;

3) істерді (құжаттарды) беруден бас тарту (кейінге қалдыру) себебі туралы, зерттеу тақырыбы бойынша құжаттарды беруге және көшіруге қолданыстағы шектеулер туралы, сондай-ақ олар әрекет ететін мерзімдер туралы ақпаратты, оның ішінде жазбаша нысанда алуға;

4) ғылыми-анықтамалық кітапханалар қорларынан, анықтамалық-ақпараттық қорлардан баспа басылымдары мен қолжазба материалдарын пайдалануға;

5) зерттеу тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың көшірмелеріне тапсырыс беруге, оларға ұсынылған істерден, құжаттардан, мұрағаттық анықтамалықтардан үзінді көшірмелер жасауға;

6) оқу залына оның меңгерушісінің (қызметкерінің) келісімі бойынша машинамен басылған және баспа мәтінін, ғылыми жұмыстың беттерін алып келуге;

7) зерттеушілерге аудармашылар немесе көмекшілер еріп жүре алады;

8) зерттеушілер мұрағатқа библиографиялық анықтаманы немесе мұрағаттық құжаттар негізінде дайындалған басылымның данасын ұсына алады;

4.3. Зерттеушілер міндетті:

1) мұрағаттың оқу залында осы жұмыс қағидаларын сақтауға міндетті;

2) әрбір келген кезде оқу залына бару журналына тіркелуге міндетті;

3) пайдаланылған күнін, тегі мен аты-жөнін (анық), жүргізілген жұмыстың сипатын (қарау, үзінді көшірмелер және т. б.) көрсете отырып, қаралған істерді пайдалану парақтарын толтыруға;

4) Жұмыс аяқталғаннан кейін әр келген сайын өзіне берілген тізімдемелерді, істерді (сақтау бірліктерін), баспа басылымдарын оқу залының қызметкеріне тапсыруға міндетті;

5) арнайы және электрондық жеткізгіштердегі микрокопиялармен және құжаттармен жұмыс істеу кезінде жабдықпен және пленкамен жұмыс істеудің техникалық талаптарын сақтауға міндетті;

6) оқу залының жұмыс тәртібін, жұмыс кезінде тыныштық пен тәртіпті сақтауға міндетті;

7) алынған мұрағаттық ақпаратты ақпарат көзіне міндетті түрде сілтеме жасай отырып пайдалануға және жариялауға, яғни құжаттарды сақтайтын мұрағаттың атауын, олардың іздеу деректерін (Қордың, тізімдеменің, істің (сақтау бірлігінің) және парақтың нөмірін)көрсетуге міндетті;

8) пайдаланушылардың мұрағаттық құжаттарды ұрлауына немесе бүлдіруіне байланысты мәселелер қолданыстағы заңнамаға сәйкес шешіледі;

9) мұрағатқа материалдық залал келтірген іс-әрекеттер жасаған зерттеушілер қолданыстағы заңнамада белгіленген тәртіппен жауапты болады.

5. Істерді, құжаттарды, микрокопияларды, баспа басылымдарын беру тәртібі, ғылыми-анықтамалық аппаратты ұсыну

5.1. Істер және басқа материалдар зерттеушілерге толтырылған Тапсырыс бланкілері негізінде беріледі. Істер мен басқа да материалдар зерттеушілерге берілген материалдың әрбір бірлігі үшін тапсырыс бланкісінде қолхатпен беріледі.

5.2. Бір мезгілде пайдалану үшін 5 тізімдеме, 5 іс, 5 киноқұжаттарды, фоноқұжаттарды сақтау бірлігі 3 сағаттан аспайтын уақыт берілуі мүмкін. Номенклатуралық қызметкерлердің жеке істері зерттеушілердің қолына берілмейді. Зерттеуші оқу залына бір апта ішінде бармаған жағдайда берілген материалдар қоймаға қайтарылады және қайта тапсыруға жатады.

5.3. Тізімдемелерді, істерді, құжаттарды және басқа материалдарды беру мерзімі Тапсырысты ресімдеген күннен бастап 3 жұмыс күнінен аспауға тиіс. Анықтамалық-ақпараттық және басқа да баспа басылымдары, оқу залында сақталатын тізімдемелердің даналары пайдаланушыларға тапсырыс берілген күні беріледі.

5.4. Тізімдемелер, басқа Мұрағаттық анықтамалықтар 5 күнге дейінгі мерзімге, брошюраланбаған және аса құнды құжаттар – 5 күнге дейін, бірегей құжаттар– бір күнге, қалған істер мен микрокопиялар, баспа басылымдары – бір айға беріледі. Оқу залында тізімдемелерді, істерді, құжаттарды, басқа материалдарды сақтау және пайдалану мерзімдерін ұзарту оқу залының қызметкерлерімен (бірегей құжаттардан басқа) келісіледі, бірегей және аса құнды құжаттарды пайдалану мерзімдерін ұзарту мұрағат басшылығымен келісіледі, қажет болған жағдайда жаңа тапсырыс ресімделеді.

5.5. Кинофотоқұжаттар пайдаланушыларға көшірме түрінде ұсынылады.

5.6. Мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында рұқсат етілмейді:

1) оқу залына сырт киіммен кіруге, портфельдерді, спорттық және шаруашылық сөмкелерді (мөлшері 200 Х 300 мм-ден астам), пластик пакеттерді, қолшатырларды енгізуге;

2) темекі шегу, тамақ өнімдерін, сусындарды арнайы белгіленген орындарда тұтыну керек;

3) істерді оқу залынан шығаруға, оларды үшінші тұлғаларға беруге, Ашық істерді күн немесе электр жарығынан ұзақ уақыт қорғалмай қалдыруға, құжаттардың үстіне қойылған қағаз парақтарына жазуға, парақтардың бұрыштарын бүгуге, құжаттарды калькуляциялауға, істерге бөгде заттарды салуға, парақтарды кітапшасыз істерге, сондай-ақ бір істен екінші іске ауыстыруға;

4) мұрағаттық құжаттармен тікелей жұмыс істеу кезінде Желімді, таспаны, маркерді, жазу машинкасына арналған штрихты, көшірме қағазды, сия қаламын, қайшыны, басқа да кесетін заттарды пайдалануға;

5.7. Құжаттардың мәтіндеріне өзгерістер енгізуге, құжаттарда және істердің мұқабаларында белгілер, түзетулер, астын сызуға тыйым салынады.

5.8. Тізімдемелерді, істерді, басқа материалдарды алған кезде пайдаланушылар оқу залы қызметкерінің қатысуымен олардың жай-күйі мен сақталуын тексереді. Істердің, құжаттардың, микрокопиялардың зақымдануы немесе ақаулары, істе парақтардың болмауы, нөмірлеудің дұрыс обнаружстігі анықталған кезде пайдаланушылар бұл туралы оқу залының қызметкеріне хабарлауы тиіс.

5.9. Істер мен құжаттарды беруден бас тартуға немесе кейінге қалдыруға келесі жағдайларда жол беріледі:

• олардың физикалық жағдайы нашар;
• құжаттарды тұрақты сақтауға беру кезінде Қазақстан Республикасының заңнамасына немесе қор құраушыға сәйкес белгіленген құжаттарды пайдалануға шектеулер;
• мұрағат қызметкерлерінің қызметтік тапсырмаларды орындау қажеттілігі (анықтамалық жұмыс, қорларды тақырыптық әзірлеу, мемлекеттік билік органдарының сұраныстары бойынша ақпараттық материалдарды, құжаттар жинақтарын дайындау, сақтандыру қорын немесе пайдалану қорын дайындау, құжаттардың бар-жоғын тексеру, Құжаттарды реставрациялау немесе көшіру, құпиясыздандырылған істерді ресімдеу және т. б.);
• басқа мекемелерге уақытша пайдалануға істер мен құжаттарды беру;
• көрмеге тапсырыс берілген материалдарды көрсету;
• оларды басқа пайдаланушыға беру.

Оқу залына ғылыми сипаттамадан және техникалық ресімдеуден өтпеген істер (құжаттар) берілмейді.

6. Мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін көшіру және беру, тапсырыс бойынша жасалған пайдаланушылар

6.1. Пайдаланушылардың тапсырыстары бойынша мұрағаттардың техникалық мүмкіндіктеріне және құжаттардың физикалық жағдайына байланысты ксерокөшірмелер жасалады. Дайындалатын көшірмелердің сапасы архивтермен қамтамасыз етіледі.

6.2. Көшіруге тапсырыстарды пайдаланушылар арнайы бланкіде ресімдейді және оқу залдарының қызметкерлеріне беріледі. Тапсырысты ресімдеу кезінде құжаттардың іздеу деректері міндетті түрде көрсетіледі.

6.3. Қазақстан Республикасы мұрағат қорының мемлекеттік емес бөлігінің құжаттарын, сондай-ақ жеке қорлардың құжаттарын көшіру құжаттарды тұрақты сақтауға берген қор құрушылар немесе олардың құқықтық мирасқорлары (мұрагерлері) белгілеген тәртіпке сәйкес жүргізіледі.

6.4. Қорларды, коллекцияларды толық көлемде көшіруге тыйым салынады. Бір істің 30% парағын көшіруге рұқсат етіледі.

Орындалуы кезінде олардың физикалық жай-күйіне нұқсан келтірілуі мүмкін құжаттарды, сондай-ақ физикалық сақталуы нашар құжаттарды көшіруге тапсырыстар қабылданбайды.

Бірегей құжаттарды, сондай-ақ тігуді немесе қалпына келтіруді талап ететін істерден құжаттарды көшіру туралы мәселені Архив басшылығы әрбір нақты жағдайда шешеді.

6.5. Пайдаланушылардың тапсырыстары бойынша жарияланбаған тізімдемелерді, каталогтарды, картотекаларды, сондай-ақ дерекқорлар мен деректер банктерін және басқа да мұрағаттық анықтамалықтарды толық көлемде көшіру жүргізілмейді.

6.6. Ерекше жағдайларда мұрағатта техникалық мүмкіндіктер болмаған кезде пайдаланушылардың техникалық құралдарымен құжаттарды көшіруге жол беріледі.

Пайдаланушылардың техникалық құралдарымен, оның ішінде сканерлермен, фотоаппараттармен, бейнекамералармен және т.б. көшіру Мұрағат үй-жайларында және оқу залы қызметкерлерінің бақылауымен жүргізіледі.

Пайдаланушылардың техникалық құралдарымен жүргізілген құжаттарды көшіру сапасына Мұрағат жауапты болмайды.

6.7. Пайдаланушылар бейнелеу және графикалық материалдарды, карталарды, жоспарлар мен сызбаларды өз бетінше көшіре алады немесе осы жұмысқа мамандарды (сызбашы, фотограф, суретші) шақыра алады. Мұндай жағдайларда көшіру құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету қағидаларын сақтай отырып, олардың қызметкерлерінің бақылауымен Мұрағат үй-жайларында жүргізіледі.

6.8. Көшірмелерді дайындауды зерттеуші шотты алған күннен бастап екі апта ішінде төлегеннен кейін жүргізеді.

Көшірмелерді дайындағаны үшін төлем Солтүстік Қазақстан облысы әкімдігінің мәдениет, тілдерді дамыту және мұрағат Управления басқармасы басшысының 2022 жылғы 26 сәуірдегі № 27 бұйрығымен бекітілген бағалар Прейскурантына сәйкес жүргізіледі.

6.9. Құжаттардың көшірмелері пайдаланушыларға немесе олардың сенім білдірілген тұлғаларына беріледі, сондай-ақ көрсетілген мекенжайлар бойынша жіберіледі.

6.10.Оқу залында жұмыс істеу үшін берілген құжаттарды зерттеушілердің өз бетінше көшіруіне тыйым салынады.